생산성 향상을 위한 완벽 지침서
요즘 시간을 효율적으로 관리하는 것은 단순한 선택이 아닌 필수인 것 같다. 주변에 보면 어쩜 그렇게 많은 일을 하는지 모를 정도로 능률적인 사람들이 많다. 그 비결이 무엇일까? 사실 나도 한동안 업무가 쌓여만 갈 때가 있었다. 그러다가 친구에게 도움을 요청했더니 몇 가지 팁을 알려줬다. 여기서 그 팁과 나만의 경험을 엮어 생상성 향상을 위한 입문자 체크리스트를 만들어 보았다.
필수 도구 준비하기
첫 번째로 가장 중요한 것은 좋은 도구의 사용이다. 사람들이 흔히 간과하는 것 중 하나가 바로 이 점이다. 예를 들어, 나 같은 경우 무료로 제공되는 '트렐로(Trello)'라는 프로젝트 관리 도구를 사용하기 시작했다. 이거 하나로 심지어는 주간 스케줄링까지 너무 쉬워졌다. 모든 필수 업무와 마감 기한을 시각적으로 확인할 수 있어 업무의 체계가 잡히기 시작했다. 또한, 가장 기본적인 '스마트폰 일정 앱'을 활용해서 소소한 일정을 놓치지 않도록 하고 있다. 도구 사용은 상세한 업무 목록 작성의 기본이 된다.
작업환경 정리하기
가장 자주 들은 말 중 하나가 '깨끗한 책상이 생산성을 높인다'라는 말이다. 내 경험으로도 작업 환경이 정리돼 있으면 집중도가 확실히 높아진다. 하루는 사무실 책상을 대대적으로 정리했는데, 정리 후에는 진짜 일을 미루는 시간이 줄어들었다. 주변 지인 중 한 명은 각자의 홈 오피스를 최소화로 꾸며놓았는데 그의 생산성은 단연 최고였다. 이처럼 공간의 깔끔함이 얼마나 중요한지 깨닫게 된다.
우선 순위 설정하기
하루 업무의 방향을 정하는 과정에서 우선순위 설정은 필수적이다. 특히 대규모 프로젝트가 겹쳤을 때 견디기 힘들 정도로 어려움을 느끼곤 했었다. 그렇게 하다 보니 매일 아침 가장 긴급한 일을 우선적으로 처리하는 것으로 지금까지의 방식을 변화시켰다. 이를 위해 '아이젠하워 매트릭스' 같은 도구를 사용해 급한 일과 중요한 일을 나누기 시작했다.
짧은 휴식과 운동하기
'계속 일하면 생산성이 떨어진다'는 조언이 어느 날 선배에게 들은 말이었다. 그 선배는 25분 일하고 5분 쉬는 '포모도로 기법'을 사용한다고 했다. 처음에는 믿지 않았지만 직접 해보니 엄청난 차이를 느꼈다. 집중력과 피로가 확실히 다르게 느껴졌다.
여기에 더해 운동도 놓칠 수 없다. 점심시간 이후 10분간 스트레칭하는 습관을 들이고 나서는 나른해지지 않더라. 운동은 기분 전환뿐만 아니라 피로 회복에도 적절하다.
현실적인 목표 설정
처음에는 엄청난 스케줄을 짜놓고 다 해낼 수 있다고 생각했지만, 현실은 그렇지 않았다. 시간을 초과해서 일을 끝내거나 중간에 포기하는 경우가 많았다. 이후 친구의 조언으로 목표를 적절히 세팅하는 것이 얼마나 중요한지를 깨달았다. 매주 실현 가능한 목표 리스트를 만들어보니 목표가 분명해지고, 이것이 매사를 효율적이게 하는 핵심이 되었다.
꾸준한 자기 점검
마지막으로 정기적으로 자신의 진전을 점검하는 것도 중요하다. 매주 스스로 평가하고, 개선할 점을 찾아내는 습관이 있다. 이 습관은 나를 더 나은 직장인으로 만들어 주었고, 업무를 이해하고 조직화하는 데 도움을 주었다. 예전에 비해 업무 효율이 얼마나 크게 향상되었는지 체감할 수 있었다.
이 띄엄띄엄한 조언이 입문자에게 참으로 위로가 되었으면 한다. 나 역시 처음에는 미숙했지만, 이렇게 차근히 체크리스트를 채워가며 조금씩 나아지고 있다. 무엇보다 중요한 것은 ‘나에게 맞는 시스템’을 찾는 것이다.
사람마다 차이는 있지만, 앞서 말한 이런 팁들이 초기의 도움으로 작용하기에 충분할 것이다.
